Diese Seite erklärt alle Funktionen des Einsatzplans – von der Terminplanung im Alltag bis zur Verwaltung im Admin-Bereich.
Klicke im Plan einfach auf einen freien Zeit-Slot beim gewünschten Mitarbeiter. Es öffnet sich das Buchungsfenster – in der Überschrift siehst du zur Kontrolle Wochentag, Datum, Zeitfenster und Mitarbeiter (mit Namen, falls hinterlegt). Dort hinterlegst du Kundenname, Adresse (PLZ/Ort werden beim Tippen vorgeschlagen), Telefonnummern, Einsatzart, die geplante Ankunft, eine Kundennummer bzw. (Geräte-)ID und Bemerkungen. Über die Checkboxen wählst du Zusatzoptionen (z. B. mitzubringendes Material) aus. „Speichern“, „Löschen“ und „Abbrechen“ sitzen oben im Fenster nebeneinander und bleiben beim Ausfüllen längerer Termine immer sichtbar, auch wenn du weiter unten im Formular scrollst.
Im Ausliefer-Zustand ist kein Feld verpflichtend – du kannst also auch mit wenigen Angaben speichern. Administratoren können im Admin-Bereich unter „Pflichtfelder im Buchungsformular“ festlegen, welche Felder künftig mit einem roten Stern markiert und zwingend auszufüllen sind (z. B. Name und Telefonnummer). Diese Prüfung greift sowohl im Formular als auch beim Speichern selbst.
Klicke auf die Terminkarte bzw. den Bearbeiten-Knopf am Termin. Es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Anlegen, vorbefüllt mit allen Daten. Unten im Termin siehst du an den Kürzeln, wer den Eintrag angelegt und zuletzt geändert hat.
Dann bearbeitet gerade eine andere Person genau diesen Termin. Im Slot steht dann in Rot, wer ihn gerade bearbeitet, und er lässt sich nicht öffnen – das verhindert zuverlässig, dass sich zwei Änderungen gegenseitig überschreiben. Die Sperre wird in Echtzeit angezeigt und bleibt bestehen, solange das Bearbeitungsfenster der anderen Person geöffnet ist. Sobald sie es schließt, wird der Slot bei dir automatisch wieder frei bzw. zeigt sofort den neu eingetragenen Termin an – ganz ohne manuelles Neuladen. Bricht die Verbindung der anderen Person ab (Browser geschlossen, Absturz), löst sich die Sperre nach wenigen Sekunden von selbst. Ein blau umrandeter Slot ist deine eigene aktive Bearbeitung. Zusätzlich prüft der Server beim Speichern noch einmal, ob der Termin frei ist, und lehnt das Speichern ab, falls ihn jemand anderes belegt hält.
Öffne den Termin und setze den Haken bei „Ausgefallen". Der Eintrag bleibt sichtbar, wird aber ausgegraut und durchgestrichen dargestellt – so bleibt nachvollziehbar, was geplant war.
Gelöschte Termine landen zuerst im Papierkorb. Administratoren können sie dort im Admin-Bereich einsehen. Endgültig entfernt werden sie erst beim Leeren des Papierkorbs oder bei der Datenbank-Bereinigung.
Fasse den Termin an seiner Uhrzeit an (der Mauszeiger wird zur Greifhand) und ziehe ihn per Drag & Drop auf einen freien Slot – auch tag- und spaltenübergreifend. Der Ziel-Slot wird beim Darüberziehen blau hervorgehoben.
Klicke am Termin auf das Kopier-Symbol. Der Termin liegt dann in der Ablage – sichtbar an der blauen Leiste oben im Plan. Anschließend erscheint an jedem freien Slot ein Einfügen-Symbol 📥: Ein Klick darauf legt dort eine Kopie an. Die Ablage bleibt gefüllt, du kannst denselben Termin also mehrfach einfügen. Über ✖ bzw. „Ablage leeren" beendest du den Kopiermodus. Die Ansicht bleibt dabei immer beim betreffenden Eintrag stehen.
Das ist die Tagesnotiz je Mitarbeiter – ideal für Hinweise wie „ab 12 Uhr im Lager" oder Tourenhinweise. Einfach anklicken, Text eintragen, speichern. Die Notiz gilt nur für diesen Tag und diese Spalte.
Klicke neben dem Mitarbeiternamen auf ± und trage den Namen der Vertretung ein. Er wird rot hervorgehoben angezeigt, damit sofort erkennbar ist, dass an diesem Tag jemand anderes fährt. Zum Entfernen das Feld einfach wieder leeren.
Er färbt die komplette Tagesspalte grau ein – z. B. um „kein Dienst", Urlaub oder eine gesperrte Spalte zu kennzeichnen. Die Markierung gilt pro Tag und Mitarbeiter, ist für alle sichtbar und lässt sich mit erneutem Klick wieder aufheben. Termine und Notizen bleiben dabei erhalten und lesbar.
Ein Klick auf eine Telefonnummer markiert sie grün – praktisch als „bereits angerufen"-Haken beim Abtelefonieren der Tagestermine. Ein zweiter Klick entfernt die Markierung. Zusätzlich ist jede Nummer als tel:-Link hinterlegt und die Adresse mit einem Routen-Link zu Google Maps verknüpft (Startadresse stellt der Admin ein).
Oben in der Mitte: mit den roten Pfeilen blätterst du wochenweise, über die Auswahlfelder springst du direkt zu einer Kalenderwoche oder einem Jahr. Heute bringt dich immer in die aktuelle Woche und scrollt direkt zum heutigen Tag (kurz rot markiert). Die runden Schaltflächen links am Rand springen zu den Tagen der angezeigten Woche, der rote Kalender-Knopf öffnet den Jahreskalender.
Ins Suchfeld oben rechts Name, Ort oder Telefonnummer eingeben (mindestens 2 Zeichen), Jahr wählen, Enter oder „Suchen". Die Trefferliste startet auf der Seite mit dem nächstliegenden Termin; ein Klick auf einen Treffer springt direkt zum Tag im Plan und hebt ihn kurz hervor. Ausgefallene Termine sind in der Liste durchgestrichen.
Der Knopf Wochenansicht öffnet eine kompakte Übersicht der ganzen Woche: pro Tag alle eingeplanten Mitarbeiterspalten in ihren Leitfarben (Grün, Blau, Türkis, Bernstein), belegte Zeiten farbig gefüllt. Ist für einen Mitarbeiter ein Name hinterlegt, steht dieser statt der Bezeichnung in der Spalte. Mit den Pfeilen blätterst du direkt durch die Wochen – ideal, um freie Kapazitäten zu finden, ohne die Hauptansicht zu verlassen. Über den Druck-Knopf 🖨️ oben rechts erzeugst du eine übersichtliche Druckansicht der ganzen Woche im Querformat; sie öffnet sich im selben Fenster, ohne einen neuen Tab. Als „frei" markierte Mitarbeiter werden dort grau gekennzeichnet.
Jahreskalender öffnen (Kalender-Knopf links), Tag anklicken – der Plan lädt die passende Woche und scrollt zum gewählten Tag. Wochenendtage sind nur anklickbar, wenn die Wochenend-Anzeige aktiviert ist.
Ja – der Administrator kann die Wochenend-Anzeige in der System-Konfiguration einschalten. Der Plan zeigt dann sieben Tage, und auch Jahreskalender und Wochenvorschau nehmen die Wochenendtage mit auf. Landet ein Suchtreffer auf einem ausgeblendeten Wochenendtag, erscheint ein entsprechender Hinweis.
Speziell für Mitarbeiter im Außendienst gibt es schlanke, fürs Smartphone optimierte Seiten – je Wochentag und Mitarbeiter eine eigene.
Über das Zahnrad → „Mitarbeiter pro Tag" findest du für jeden Wochentag und Mitarbeiter einen eigenen QR-Code sowie einen direkten Link. Der Mitarbeiter scannt seinen QR-Code (oder öffnet den Link) und legt sich die Seite als Symbol auf den Startbildschirm. Er sieht dann ausschließlich seine eigenen Termine für diesen Wochentag – Woche für Woche durchwischbar – und keine Daten der Kollegen. Zusätzlich gibt es einen QR-Code für die Gesamtübersicht (für dich als Planer), die auf alle Tage und Mitarbeiter verlinkt.
Ja. Die mobilen Seiten sind als PWA (Progressive Web App) angelegt und lassen sich über „Zum Startbildschirm hinzufügen" wie eine App installieren. Das Symbol zeigt dann den jeweiligen Tag und Mitarbeiter (z. B. „Mo.1" für Montag, Mitarbeiter 1) in der Mitarbeiter-Farbe. Gibt es eine Plan-Aktualisierung, erscheint einige Sekunden nach Änderung im Hauptprogramm der Hinweis „Neue Version verfügbar" in der App. Die Aktualisierung kann dann in der Meldung direkt übernommen und angezeigt werden.
Nein. Nach dem ersten Login auf einem Gerät bleibt man rund 30 Tage angemeldet – ein erneutes Passwort ist in dieser Zeit nicht nötig. Ein Login bleibt aber grundsätzlich Voraussetzung: Ohne Anmeldung sieht niemand Termindaten. Beim Login lässt sich über eine Auswahl direkt entscheiden, ob das Hauptprogramm oder die mobile Übersicht geöffnet wird.
Ja. Ändert sich am Plan etwas (neuer Termin, Änderung, Löschung), erscheint auf der mobilen Seite ein auffälliges Banner „Neue Daten verfügbar" mit der Aufforderung zum Aktualisieren. Die Seite prüft das regelmäßig automatisch und auch sofort, sobald man sie wieder in den Vordergrund holt.
Die mobilen Seiten funktionieren nur, wenn der Einsatzplan aus dem Internet erreichbar ist. Liegt die Anwendung aus Datenschutzgründen geschützt im firmeneigenen Netzwerk (z. B. auf einem internen Server), brauchen die Dienst-Handys einen gesicherten Zugang von außen – etwa per VPN –, um die Daten unterwegs abrufen zu können. Für das Installieren als App ist außerdem eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) nötig. Über den Knopf „QR-Codes erneuern" lässt sich der Zugangs-Token bei Bedarf turnusmäßig wechseln.
In der Tagesleiste rechts findest du je Mitarbeiter einen Druck-Knopf 🖨️. Er öffnet eine druckoptimierte A4-Ansicht des Tages mit allen Terminen, Adressen, Telefonnummern, Einsatzarten und Bemerkungen – ausgefallene Termine durchgestrichen. Von dort direkt drucken oder als PDF speichern.
Der Admin-Bereich (Zahnrad-Symbol oben rechts) ist nur für Benutzer mit Administrator-Rolle sichtbar.
Alle Bereiche sind über ein einziges Auswahlmenü oben erreichbar – von der Benutzerverwaltung über Einsatzarten, Mitarbeiter pro Tag und PLZ-Verzeichnis bis zu den externen Werkzeugen (Wochenend-Korrektur, Datenbank-Manager, DB-Konfiguration). Du wählst einen Punkt aus, und nur dieser Bereich wird angezeigt. Über „Zum Dienstplan" oben links geht es zurück zur Planansicht.
Unter „Mitarbeiter-Namen & Zeiträume" ordnest du je Wochentag und Spalte einen Namen zu – gültig für einen KW-Bereich (von/bis) im gewählten Jahr. So lassen sich Rotationen, Elternzeiten oder Wechsel sauber abbilden; der Plan zeigt automatisch den für die jeweilige Woche gültigen Namen. Ist ein Name hinterlegt, steht er direkt in der Spaltenüberschrift des Tages (statt „Mitarbeiter 1" usw.) – sowohl im Plan als auch in der Wochenansicht und auf den mobilen Seiten.
Ja, über die Beschriftungs-Einstellungen. Die neuen Bezeichnungen erscheinen überall: in den Spaltenköpfen, auf den Druck-Buttons und im Druck-Layout. Wie viele Mitarbeiter pro Wochentag angezeigt werden (1 bis 4), legst du im Admin-Bereich unter „Mitarbeiter pro Tag" fest.
Im Admin-Bereich pflegst du Haupt- und Unterarten der Einsätze sowie die Checkbox-Optionen des Buchungsfensters (inklusive Sortierung). Beides steht danach sofort in allen Terminen zur Auswahl.
Admin darf alles inklusive System-Konfiguration. Benutzer plant Termine im Alltag. Viewer hat reinen Lesezugriff – kann also nichts anlegen, ändern, verschieben oder löschen. Benutzer legst du im Admin-Bereich an (Name, Passwort, Kürzel, Rolle); das Kürzel erscheint an jedem Termin als Änderungsnachweis.
Unter „Pflichtfelder im Buchungsformular“ wählst du per Checkbox aus, welche der im Buchungsfenster verfügbaren Felder (z. B. Name, Adresse, Telefon) künftig zwingend ausgefüllt werden müssen. Ohne Auswahl ist – wie im Ausliefer-Zustand – kein Feld Pflicht. Die Einstellung wirkt sofort für alle Benutzer und wird zusätzlich beim Speichern serverseitig geprüft, sodass sie sich nicht umgehen lässt.
Sie listet alle Termine, die auf einem Samstag oder Sonntag liegen – hilfreich, wenn die Wochenend-Anzeige deaktiviert ist und solche Einträge sonst unsichtbar wären (etwa nach einem Tippfehler beim Datum). Von dort kannst du die Termine direkt korrigieren.
Eine Übersicht aller Tabellen mit Blätter-Funktion – gedacht zur Kontrolle und Fehlersuche. Administratoren können dort zusätzlich einzelne Einträge oder ganze Tabellen löschen; jeder Löschvorgang verlangt eine deutliche Bestätigung per Admin-Passwort und lässt sich danach nicht rückgängig machen.
Über „Datenbank bereinigen" entfernst du alle Termine vor einem Stichtag endgültig (mit Sicherheitsabfrage). Der Papierkorb lässt sich separat leeren, und die Duplikat-Suche findet doppelt angelegte Einträge (gleicher Name, Datum und Uhrzeit).
Klicke oben rechts auf deinen Benutzernamen – im Profilfenster kannst du dein Passwort selbst ändern. Alternativ kann der Administrator in der Benutzerverwaltung ein neues Passwort setzen.
Jeder Termin speichert die Kürzel von Ersteller und letztem Bearbeiter (unten rechts an der Terminkarte). Löschungen werden zusätzlich mit Zeitpunkt und Kürzel im Papierkorb protokolliert.
Standardmäßig eine SQLite-Datenbank – eine einzelne Datei unter data/einsatzplan.sqlite. Sie funktioniert ohne jede Einrichtung und ist für die allermeisten Installationen völlig ausreichend. Alternativ kann die Software auf einer eigenen MySQL-/MariaDB-Datenbank laufen, z. B. der Datenbank deines Webhosting-Pakets.
Als Admin: Verwaltung → DB-Konfiguration (MySQL). Dort trägst du Host, Port, Datenbankname, Benutzer und Passwort ein (die Daten bekommst du von deinem Hoster), testest die Verbindung und startest die Migration. Alles Weitere läuft automatisch: Die komplette aktuelle Struktur und sämtliche Daten (Benutzer, Termine, Mitarbeiter, Einsatzarten, Zusatzoptionen, Einstellungen, PLZ-Verzeichnis …) werden übernommen und die Zeilenzahlen zur Kontrolle verglichen. Erst bei vollständigem Erfolg schaltet die Anwendung um.
Nichts – die Datei data/einsatzplan.sqlite bleibt unverändert als Sicherung liegen. Über die DB-Konfigurationsseite kannst du jederzeit wieder auf SQLite zurückschalten. Wichtig: Beim Umschalten werden keine Daten synchronisiert; Änderungen aus der MySQL-Zeit sind in der SQLite-Datei nicht enthalten (und umgekehrt).
Zu jedem Fehler zeigt die Seite eine konkrete Hilfestellung an (falscher Host, falsches Passwort, fehlende Rechte, Datenbank existiert nicht …). Solange die Migration nicht vollständig durchgelaufen ist, wird nicht umgeschaltet – die Anwendung läuft unverändert weiter. Fehler beheben und einfach erneut starten.
Läuft die Anwendung auf MySQL und der Datenbankserver ist nicht erreichbar, erscheint eine Hinweisseite mit den häufigsten Ursachen. Sofort-Lösung im Notfall: Die Datei data/db_config.php auf dem Server löschen oder umbenennen – die Anwendung läuft dann wieder mit der lokalen SQLite-Sicherung (Stand der letzten Migration).
Er zeigt Administratoren alle Tabellen mit Inhalt an. Zusätzlich lassen sich dort einzelne Einträge oder ganze Tabellen löschen. Jeder Löschvorgang zeigt eine deutliche Warnung und muss mit dem Admin-Passwort bestätigt werden – ohne korrektes Passwort wird nichts gelöscht. Löschungen sind endgültig und können nicht rückgängig gemacht werden.
Aus dem mitgelieferten deutschen PLZ-Verzeichnis (Quelle: GeoNames.org, Lizenz CC BY 4.0). Es wird beim ersten Aufruf automatisch in die Datenbank übernommen. In der System-Konfiguration siehst du unter „PLZ-Verzeichnis", wie viele Einträge geladen sind, und kannst die Daten bei Bedarf neu importieren.
Die Software läuft 30 Tage als Testversion. Danach ist eine Lizenz nötig – die Anmeldeseite zeigt den Status und führt zur Aktivierungsseite (aktivierung.php).
Auf der Aktivierungsseite wird dein persönlicher Fingerprint angezeigt (ein Code, der deine Installation eindeutig identifiziert). Diesen sendest du an den Software-Anbieter und erhältst eine Datei license.json zurück. Diese Datei legst du auf dem Webserver im Ordner license/ ab – fertig, keine weitere Eingabe nötig. Die Lizenz ist kryptografisch signiert und an deine Installation sowie ein Ablaufdatum gebunden.
Ja. Der Fingerprint basiert auf dem Server und der Datei data/einsatzplan.sqlite – beide bleiben bei der Migration unverändert. Wichtig: Die SQLite-Datei darf auch nach der Migration nicht gelöscht oder verschoben werden, sonst ändert sich der Fingerprint und eine neue Lizenzdatei wird nötig. Gleiches gilt beim Umzug auf einen anderen Server.
Als Betreiber bist du für ein rechtskonformes Impressum verantwortlich. Administratoren können den Inhalt der Impressum-Seite direkt im System bearbeiten; der Firmenname auf der Anmeldeseite lässt sich in der System-Konfiguration hinterlegen.
Zuerst an deinen Administrator. Hilfreich zur Eingrenzung: Der Datenbank-Manager und der DB-Struktur-Check zeigen, ob Daten und Tabellen vollständig sind.